Calculadora de Costo Real por Empleado en Colombia 2026
Incluye seguridad social, parafiscales, prestaciones sociales y dotación · Normativa vigente
¿Cómo se calcula el costo real de un empleado en Colombia?
El salario que pagas es solo una parte del costo total que representa un empleado para tu empresa. Un empleado que gana un salario base de $2.000.000 mensuales puede costar realmente entre $3.200.000 y $3.800.000 al empleador, dependiendo del tipo de contrato, la clase de riesgo y si aplican exoneraciones.
Esta diferencia viene de aportes obligatorios que el empleador debe hacer al Estado y de provisiones para prestaciones sociales que se pagan en cada período o al finalizar el contrato.
Componentes del costo total
Seguridad Social — Empleador
El empleador aporta 8.5% en salud y 12% en pensión sobre el IBC. El empleado aporta 4% + 4% por su cuenta.
Total empleador: 20.5% del IBC
ARL — Riesgos Laborales
La prima varía según el riesgo del cargo: de 0.522% (Clase I, oficina) hasta 6.96% (Clase V, minería/construcción).
Paga: exclusivamente el empleador
Parafiscales — ICBF, SENA, Caja
Caja de Compensación (4%), ICBF (3%) y SENA (2%). Pueden quedar exonerados para salarios < 10 SMMLV con 2+ trabajadores (Art. 114-1 ET).
Total: hasta 9% del salario
Prestaciones Sociales
Se provisiona mensualmente pero se paga al finalizar el año o el contrato: cesantías (8.33%), prima (8.33%), intereses s/cesantías (1%) y vacaciones (4.17%).
Total mensual provisionado: ~22% del salario + auxilio
¿Qué es el factor prestacional?
Es el multiplicador que muestra cuántas veces el salario base le cuesta el empleado a la empresa. Se calcula dividiendo el costo total entre el salario bruto.
Ejemplo: Salario $2.000.000, costo total $3.100.000 → factor = 1.55×. Por cada $1 de salario, pagas $1.55 en total.
Salario ordinario vs. salario integral
| Aspecto | Ordinario | Integral |
|---|---|---|
| Mínimo requerido | 1 SMMLV ($1.750.905) | 13 SMMLV ($22.761.765) |
| Prestaciones por separado | Sí — se pagan/provisionen aparte | No — incluidas en el 30% |
| Factor prestacional | 1.40 – 1.60× | 1.10 – 1.20× |
| Cesantías, prima, vacaciones | Provisionadas y pagadas por separado | Incluidas en el factor 30% |
| Perfil típico | Operarios, administrativos junior | Profesionales senior, directores |
Preguntas frecuentes
¿Por qué el costo es mayor que el salario que pago? +
Porque el empleador está obligado por ley a aportar a:
- Seguridad social: 20.5% (salud + pensión sobre el IBC)
- ARL: entre 0.522% y 6.96% según el cargo
- Parafiscales: hasta 9% (puede haber exención Art. 114-1)
- Prestaciones: cesantías, prima, intereses, vacaciones (~22–30%)
Estos aportes son mandatorios, no opcionales. La calculadora muestra el costo real que representa cada empleado mes a mes.
¿Qué es el IBC y cómo se diferencia del salario? +
El IBC (Ingreso Base de Cotización) es la base sobre la que se calculan los aportes a seguridad social y ARL.
- Incluye: salario base
- NO incluye: auxilio de transporte, bonificaciones ocasionales, reembolsos
Ejemplo: salario $3.000.000 + auxilio $249.095 → el IBC es $3.000.000 (sin el auxilio).
¿Qué es la exoneración del artículo 114-1 ET? +
Es un beneficio tributario para empleadores que cumplen dos requisitos:
- Tienen 2 o más trabajadores
- El salario del empleado es menor a 10 SMMLV ($17.509.050 en 2026)
Beneficio: exoneración del 8.5% de salud + 3% ICBF + 2% SENA (total 13.5% menos de carga).
¿Qué es la clase de riesgo ARL y cómo afecta el costo? +
La ARL (Aseguradora de Riesgos Laborales) cubre al empleado frente a accidentes y enfermedades laborales. La prima depende del riesgo del cargo:
- Clase I — 0.522%: administrativos, oficinistas
- Clase II — 1.044%: comercio, educación
- Clase III — 2.436%: manufactura, transporte
- Clase IV — 4.350%: agricultura, vigilancia
- Clase V — 6.960%: minería, construcción
A mayor riesgo del cargo, mayor es el aporte del empleador a la ARL.
¿Cuándo aplica el auxilio de transporte? +
El auxilio de transporte es obligatorio cuando el salario es ≤ 2 SMMLV ($3.501.810 en 2026).
- Monto 2026: $249.095 mensuales
- No es salario: no entra en la base de seguridad social ni ARL
- Sí entra: en la base de prestaciones sociales (cesantías, prima)
¿Por qué hay diferencia entre el salario y el neto que recibe el empleado? +
El empleado tiene descuentos obligatorios de su propio salario:
- Salud (4%): va al Fondo de Salud
- Pensión (4%): va al Fondo de Pensiones
- Fondo de Solidaridad Pensional: adicional si gana > 4 SMMLV
¿Cómo afecta el tipo de contrato (fijo vs. indefinido) al costo? +
El tipo de contrato no afecta directamente los aportes de seguridad social, ARL ni parafiscales. Todos son obligatorios en cualquier modalidad.
La diferencia está en cuándo se pagan las prestaciones sociales:
- Término fijo: se pagan al vencer o al terminar el contrato
- Término indefinido: se provisiona mensualmente, el costo se distribuye
Para el cálculo de costo total anual, ambas modalidades son equivalentes.
¿Cómo se calcula la dotación? +
La dotación es obligatoria para empleados que ganan hasta 2 SMMLV ($3.501.810 en 2026).
- Frecuencia: trimestral (cada 3 meses)
- Componentes: uniforme, ropa de trabajo, calzado
- Valor estimado: $150.000–$200.000 por trimestre
Esta calculadora incluye una provisión mensual estimada de $50.000. Valida el valor exacto con tu contador según tu industria.
¿Esta calculadora incluye todos los aportes? +
Sí, incluye:
- Seguridad social empleador (salud + pensión)
- ARL según clase de riesgo
- Parafiscales (Caja, ICBF, SENA) con o sin exoneración
- Prestaciones (cesantías, prima, intereses, vacaciones)
- Auxilio de transporte (si aplica)
- Dotación (si aplica)
- Fondo de Solidaridad Pensional (FSP)
¿Puedo usar estos cálculos para presupuestar nómina? +
Sí, como referencia sólida. La herramienta usa las tasas y valores vigentes en 2026 según la normativa colombiana. Ten en cuenta que:
- El SMMLV y el auxilio de transporte cambian cada año (Decreto 1469/2025)
- La exoneración Art. 114-1 requiere aprobación formal de la DIAN
- Algunas industrias tienen beneficios adicionales (zonas francas, startups)
Glosario de términos laborales
SMMLV
Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. En 2026: $1.750.905. Se actualiza anualmente. Todas las leyes laborales colombianas referencian múltiplos del SMMLV.
IBC
Ingreso Base de Cotización. Salario base del empleado sin incluir auxilio de transporte ni bonificaciones ocasionales. Base para calcular seguridad social y ARL.
ARL
Aseguradora de Riesgos Laborales. Seguro obligatorio contra accidentes y enfermedades laborales. La prima la paga el empleador según la clase de riesgo del cargo.
Parafiscales
Aportes a Caja de Compensación (4%), ICBF (3%) y SENA (2%). Pueden quedar exonerados para salarios < 10 SMMLV con empresas de 2+ trabajadores.
Cesantías
Un mes de salario por año trabajado (8.33% mensual provisionado). Se pagan al terminar el contrato o al Fondo antes del 15 de febrero de cada año.
Prima de Servicios
Un mes de salario por año trabajado (8.33% mensual). Se paga la mitad antes del 20 de junio y la otra mitad antes del 20 de diciembre.
Intereses sobre Cesantías
12% anual sobre el saldo de cesantías provisionadas. Se pagan antes del 31 de enero de cada año o al terminar el contrato.
Vacaciones
15 días hábiles de descanso por año de trabajo (4.17% mensual provisionado). Pueden tomarse en especie o compensarse en dinero.
Salario Integral
Desde 13 SMMLV ($22.761.765). El 30% cubre todas las prestaciones (cesantías, prima, vacaciones, intereses). Factor prestacional menor (~1.10–1.20×).
Art. 114-1 ET
Exoneración del Estatuto Tributario: empleadores con 2+ trabajadores y salarios < 10 SMMLV están exentos del 13.5% en salud, ICBF y SENA. Requiere autorización DIAN.
Preguntas relacionadas
Descargo de responsabilidad: Esta herramienta es de carácter informativo y calcula costos laborales basados en la normativa colombiana vigente en 2026 (Decretos 1469 y 1470 de 2025, Ley 100/1993, Ley 1607/2012, Ley 2101/2021). Los resultados son aproximados y pueden variar según circunstancias específicas de cada empresa (exoneraciones especiales, beneficios tributarios, industrias particulares). Para decisiones contractuales o presupuestales, consulta siempre con un contador público o asesor laboral certificado.
